Hoe en waarom verzamelt ELHA Cosmetics persoonsgegevens?

ELHA Cosmetics verzamelt persoonsgegevens bij de uitvoering van zijn werkzaamheden. In de meeste gevallen gaat het om gegevens die hij opvraagt bij de betrokkene of die de betrokkene uit zichzelf verstrekt. Denk daarbij aan een eerste telefoongesprek tussen ELHA Cosmetics en een (potentiële) klant of aan de situatie dat een (potentiële) klant een mail stuurt aan ELHA Cosmetics. Bij de verwerking van persoonsgegevens gaat ELHA Cosmetics zo zorgvuldig mogelijk te werk. Een essentieel onderdeel van die zorgvuldigheid is transparantie. Het is belangrijk dat derden en betrokkenen inzicht hebben in de manier waarop persoonsgegevens gebruikt worden en de achterliggende redenen daarvoor. Daarom is dit statement opgesteld.

Wie is ELHA Cosmetics precies?

ELHA Cosmetics geldt in veel gevallen als de verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens. Hij is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 34080221 en gevestigd aan de Leimuiderdijk 298 te Burgerveen, bereikbaar op telefoonnummer 0172-507442 en per mail op info@elha-cosmetics.nl

Heeft ELHA Cosmetics een Functionaris Gegevensbescherming?

ELHA Cosmetics heeft geen Functionaris Gegevensbescherming aangesteld.

Welke persoonsgegevens verwerkt ELHA Cosmetics en waarom doet zij dat?

ELHA Cosmetics verwerkt verschillende soorten persoonsgegevens, om verschillende redenen. De gegevens die hij het meest verwerkt zijn:

• Identificatiegegevens (naam, mailadres, contactpersoon, telefoonnummer, KvK-nummer)
• Locatiegegevens (post- en/of vestigingsadres)
• Financiële gegevens (bankrekeningnummer, betaalgegevens)

Bij een sollicitatie verwerkt ELHA Cosmetics nog aanvullende gegevens, namelijk:

• Samenstelling gezin en Opleiding en vorming

Het eerste hoofddoel van deze verwerking is om een overeenkomst met de klant tot stand te kunnen brengen. Daarvoor moeten ELHA Cosmetics en de klant immers met elkaar kunnen communiceren. Denk bijvoorbeeld aan het inventariseren van de wensen van de klant en het opstellen van een offerte. Het tweede hoofddoel is om de gesloten overeenkomst uit te kunnen voeren. Denk daarbij bijvoorbeeld om periodiek overleg over de voortgang. Het derde hoofddoel is om facturatie van de werkzaamheden c.q. dienstverlening mogelijk te maken, alsook om betaling (en desnoods incasso) te faciliteren. Het laatste hoofddoel is om de klant te kunnen informeren over ontwikkelingen die relevant voor hem of haar kunnen zijn.

Mág ELHA Cosmetics die gegevens verwerken?

ELHA Cosmetics verwerkt persoonsgegevens als dat noodzakelijk is om een overeenkomst met een klant en/of een leverancier tot stand te brengen of uit te voeren. Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer een offerte gevraagd wordt of als een bestelling geplaats wordt. Verder verwerkt ELHA Cosmetics persoonsgegevens als zijn eigen belangen dat rechtvaardigen. Dat zal het geval zijn als het voor ELHA Cosmetics redelijkerwijze onmogelijk is om zijn werkzaamheden uit te voeren zonder die gegevens te verwerken. Ten slotte vraagt ELHA Cosmetics in sommige gevallen (ook nog) toestemming om de gegevens te mogen gebruiken. De formele rechtsgrond(en) voor verwerking zijn dus:

• dat verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene een partij is, of geschiedt op verzoek van de betrokkene voor de sluiting van een overeenkomst.
• dat verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van ELHA Cosmetics (of een derde)
• dat betrokkene toestemming heeft gegeven voor de verwerking

Ten aanzien van rechtsgrond (ii) geldt dat het in alle gevallen gaat om verwerkingen die voor ELHA Cosmetics noodzakelijk zijn om zijn dienstverlening te kunnen realiseren. Hij kan simpelweg zijn werkzaamheden niet doen (niet met de klant communiceren, geen stukken samenstellen, geen support bieden, geen facturen sturen enz.) zonder gebruik te maken van de persoonsgegevens van de klant. Het belang dat ELHA Cosmetics heeft bij deze verwerkingen is daarom groot. Dat geldt te meer nu er voor ELHA Cosmetics geen mogelijkheid is om zijn doelen te bereiken zónder gebruik te maken van die gegevens. ELHA Cosmetics meent dat zijn belang, wanneer het wordt afgewogen tegen het belang van de betrokkene, voorrang moet krijgen. Ten eerste omdat hij uit ervaring weet dat dergelijke verwerkingen in de regel niet op bezwaren stuiten. Daarom kan hij dat tot uitgangspunt nemen. Ten tweede omdat ELHA Cosmetics alleen de gegevens gebruikt die hij ook daadwerkelijk nodig heeft om zijn doel te verwezenlijken. Ten derde omdat de betreffende gegevens niet langer bewaard worden dan nodig. Zodoende beperkt ELHA Cosmetics de inbreuk op de rechten van de betrokkene tot het minimum.

Ten aanzien van categorie (iii) geldt dat gegeven toestemming te allen tijden weer ingetrokken kan worden, zonder opgaaf van reden. De toestemming om via de website gegevens te verwerken wordt gevraagd wanneer de website bezocht wordt.

Komen die persoonsgegevens ook bij anderen terecht?

ELHA Cosmetics zal in sommige gevallen persoonsgegevens delen met partijen waar zij mee samenwerkt. Dat zijn zogenaamde 'verwerkers'. Met die verwerkers heeft ELHA Cosmetics overeenkomsten gesloten. Die dienen om te waarborgen dat die verwerkers (net zoals ELHA Cosmetics zelf) zorgvuldig met die gegevens omgaan. Zo is die verwerker op grond van die overeenkomst bijvoorbeeld verplicht om te zorgen voor deugdelijke beveiliging, om vertrouwelijk met die gegevens om te gaan en om de gegevens te vernietigen.

ELHA Cosmetics beoogt niet om persoonsgegevens te delen met andere partijen dan verwerkers.

Hij voorziet hoogstens dat er, in een enkel geval, informatie gedeeld zal worden met (een andere) medewerker van de klant of met een partijen die in een directe relatie staan tot de klant.

Blijven de persoonsgegevens in Europa?

In dit kader wordt gesproken van de Europese Economische Ruimte (EER). Die bestaat uit de landen van de EU, aangevuld met Noorwegen, Liechtenstein en IJsland. Alle landen die daarbuiten vallen, gelden als een 'derde land'. ELHA Cosmetics geeft geen persoonsgegevens door aan derde landen. De persoonsgegevens blijven in beginsel dus in Europe. Als er in een uitzonderlijk geval toch sprake is van doorgifte aan een ‘derde land’ dan zal dat alleen gebeuren naar een land waarvan op Europees niveau uitdrukkelijk is vastgesteld dat daar een passend niveau van persoonsgegevens gewaarborgd is.

Hoe lang blijven de gegevens bewaard?

ELHA Cosmetics bewaart de gegevens die door hem verzameld worden gedurende verschillende termijnen, afhankelijk van de categorie van gegevens en de wijze waarop die verzameld zijn. De precieze termijnen zijn opgenomen in het register van verwerkingsactiviteiten dat ELHA Cosmetics heeft opgesteld.
Bij de vaststelling van de toepasselijke termijnen is ELHA Cosmetics allereerst uitgegaan van wettelijke (minimum) termijnen. Denk daarbij aan de wettelijke plicht om boekhoudkundige informatie te bewaren. Voorts heeft ELHA Cosmetics waar mogelijk aansluiting gezocht bij de bewaartermijnen die zijn opgenomen in het Vrijstellingsbesluit Wbp. Zo geldt ten aanzien van de contactgegevens van de klant een bewaartermijn die loopt tot maximaal één jaar na beëindiging van de relatie tussen partijen. Ten slotte heeft ELHA Cosmetics zich bij de vaststelling van de bewaartermijnen laten leiden door zijn belangen en die van zijn klanten. Zo kan het bijvoorbeeld voor beide partijen belangrijk zijn dat stukken waarin (nadere) afspraken zijn vastgelegd langer dan twee jaar bewaard blijven. Als dergelijke stukken (denk bijvoorbeeld aan mailcorrespondentie) persoonsgegevens bevatten, blijven die dan dus ook bewaard.

Ten aanzien van de gegevens die verzameld worden via de cookies op de website, gelden de bewaartermijnen zoals beschreven in het Cookie Statement.

Welke rechten heb ik?

Volgens de wet bent u een 'betrokkene' en betrokkenen hebben een aantal concreet omschreven wettelijke rechten. U kunt bij ELHA Cosmetics een verzoek indienen om uw persoonsgegevens in te zien, te ontvangen, te wijzigen of te laten verwijderen. Ook kunt u bezwaar maken tegen de (verdere) verwerking van uw gegevens. Als ELHA Cosmetics uw persoonsgegevens verwerkt op basis van uw toestemming, kunt u die toestemming op ieder moment weer intrekken. Voor al deze zaken en voor overige vragen kunt u contact opnemen met: ELHA Cosmetics, Leimuiderdijk 298, 2154 MS Burgerveen, 0172-507442, info@elha-cosmetics.nl

ELHA Cosmetics zal binnen een maand reageren op uw bericht.

Als u meent dat ELHA Cosmetics handelt in strijd met de geldende wet- en regelgeving over persoonsgegevens, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (Postbus 93374, 2509 AJ DEN HAAG).

Is er bij ELHA Cosmetics sprake van geautomatiseerde besluitvorming?

Er vindt bij ELHA Cosmetics geen geautomatiseerde besluitvorming plaats.

Wat moet ik nog meer weten?

• Om een deugdelijk privacybeleid te kunnen voeren, heeft ELHA Cosmetics een register opgesteld van alle manieren waarop zij persoonsgegevens verwerkt. Per verwerking zijn o.a. het doel, de grondslag en de bewaartermijn opgenomen.
• Ter bescherming van uw persoonsgegevens heeft ELHA Cosmetics passende technische en organisatorische maatregelen getroffen. Een omschrijving daarvan is ook opgenomen in het verwerkingsregister. ELHA Cosmetics beoordeelt periodiek of deze maatregelen nog afdoende zijn.
• Het privacybeleid van ELHA Cosmetics ziet ook op zaken die los staan van zijn relaties met zijn klanten. Zo geldt er bijvoorbeeld ook een bewaartermijn voor gegevens van sollicitanten.
• Van tijd tot tijd zal het nodig zijn om dit Statement te wijzigen. ELHA Cosmetics heeft het recht om dat te doen. Wij raden u aan om dit Statement af en toe te controleren op eventuele wijzigingen.

Versie 25 mei 2018